Особенности и отличия упрощенного делопроизводства

Содержание
  1. Особенности рассмотрения дел в упрощённом порядке
  2. Что такое делопроизводство и документооборот?
  3. Что такое делопроизводство
  4. Делопроизводство и документооборот – что это такое?
  5. Особенности судебного делопроизводства
  6. Функции секретаря
  7. Инструкция по делопроизводству
  8. Ведение делопроизводства
  9. Особенности кадрового делопроизводства
  10. Оптимизация делопроизводства
  11. Что такое упрощенное делопроизводство в арбитражном суде
  12. Статьи: О рассмотрении дела в порядке упрощенного судопроизводства
  13. Рассмотрение дел в порядке упрощенного производства
  14. Упрощенное производство в Арбитражных судах
  15. Ваш надежный представитель в городе Москве»
  16. Электронный документооборот в арбитражном судопроизводстве
  17. Зарубежная модель делопроизводства
  18. Системы делопроизводства | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
  19. Существующие системы организации делопроизводства
  20. Система документов в делопроизводстве предприятия
  21. Основные положения системы делопроизводства на предприятии
  22. Системы автоматизации делопроизводства
  23. Какую автоматизированную систему ведения делопроизводства выбрать

Особенности рассмотрения дел в упрощённом порядке

Арбитражно-процессуальный кодекс РФ предусматривает возможность ведения дел в упрощённом порядке.

Сам по себе арбитражный процесс может длиться довольно долго. Однако его нецелесообразно применять к малозначительным делам.

Поэтому был введён порядок упрощённого производства – в 2002 году в АПК появилась глава 29, включающая в себя такой порядок.

Это позволило постепенно разгрузить арбитражные суды от дел, которые не нуждаются в подробной процедуре рассмотрения дела и лишних формальностях.

Упрощённый порядок рассмотрения дел позволяет суду выносить решения обдуманно и в то же время оперативно.

Правила и особенности упрощённого судопроизводства

Помимо главы в АПК, существует Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 №62. В этом Постановлении рассмотрено применение правил упрощённого судопроизводства.

— Исковое заявление (иск) могут быть приняты судом как в бумажном, так и в электронном виде.— Принятое исковое заявление размещается на официальном сайте суда в течение 5 дней с момента его принятия.

— Если в АС поступили отзыв на исковое заявление, доказательства и иные документы, касающиеся дела – они размещаются на официальном сайте АС в течение трёх дней со дня поступления, но в ограниченном доступе.— Общий срок рассмотрения дела в упрощённом порядке – 2 месяца.

Срок продлению не подлежит (за исключением случая, если нужно уведомить зарубежного ответчика).— Предварительное судебное заседание не проводится.— Судья рассматривает дело, не вызывая стороны. Протокол судебного заседания не ведётся.

— Дело рассматривается без проведения судебного заседания. Решение выносится только на основании материалов, которые участники дела направили в суд.

Это означает, что суд рассматривает полученные документы как объяснения и доводы, а также возражения и доказательства. Суд выносит решение, опираясь только на предоставленные документы и материалы.

Извещение участников

Суд перед рассмотрением дела уведомляет участников. Здесь действуют общие правила АПК РФ. Участвующие в деле лица считаются извещёнными в следующих случаях:

— В суд поступили сведения, что адресат получил копию определения суда о начале рассмотрения дела (иск принят, определение вынесено, адресат получил копию определения).
— Либо же суд располагает другими сведениями, подтверждающими, что участники дела уведомлены о начале процесса (процесс начался – участники так или иначе уведомлены – и этому есть подтверждение).

Если информация в суд не поступила, или информация подтверждает, что лицо не имело возможности ознакомиться с материалами дела – то назначается рассмотрение дела в общем порядке.

Категории дел, которые рассматриваются в порядке упрощённого производства

Обратимся к самому тексту АПК – из него можно узнать, что в порядке упрощённого производства подлежат рассмотрению следующие дела.

— Дело по иску о взыскании денежных средств – если сумма иска не превышает для юридических лиц 300 000 рублей, для ИП – 100 000 рублей.

— Если заявитель (истец) оспаривает ненормативный правовой акт (или решение органа, должностного лица), который требует от заявителя (истца) выплаты средств (взыскания на имущество) на сумму не более 100 000 рублей. (Акт или решение, не связанные с истребованием уплаты денег, судом не рассматриваются в упрощённом порядке).

— Если оспаривается решение о привлечении к административной ответственности, наказание в котором (штраф) не превышает 100 000 рублей.— Дело о взыскании обязательных платежей и санкций, если общий размер суммы, подлежащей взысканию, не превышает 100 000 рублей.

— Дело по требованиям, основанным на опротестованном нотариусом векселе о неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта. (Здесь имеется в виду, что нотариус может опротестовать определённый вексель, например, о неплатеже. На основании этого векселя одна из сторон может подать иск в суд).

Если проанализировать все эти пункты, становится ясно, что Кодекс опирается на следующие условия:

 — Сумма иска незначительна.— Требования истца носят бесспорный характер.

— Ответчик признаёт требования истца.

Чтобы дело рассматривалось в упрощённом порядке, истец должен представить ходатайство об этом в суд, а ответчик должен представить своё согласие. Инициатором упрощённого порядка может быть также сам суд, либо одна из сторон. Одна из сторон может подать ходатайство, если соблюдены вышеприведённые условия (то есть штраф не выше 100 000 рублей, и т.д.).

Переход к рассмотрению в общем порядке

В порядке упрощённого производства не могут рассматриваться:

— Дела о защите прав группы лиц.
— Дела по корпоративным спорам (связанные с созданием юридического лица, управлением и участием в нём – например, спор по реорганизации или по правам на доли, акции).

Также рассмотрению в упрощённом порядке могут препятствовать следующие случаи.

— Принят встречный иск ответчика, и этот иск не может быть рассмотрен по правилам упрощённого производства.— Рассмотрение дела требует осмотра и исследования доказательств по месту их нахождения, проведения экспертизы или слушания свидетельских показаний.— Удовлетворено ходатайство третьего лица о вступлении в дело.

— Заявленное требование связано с иными требованиями, в том числе и к другим лицам.— Рассмотрение дела в порядке упрощённого производства не соответствует целям эффективного правосудия. В том числе суд может признать, что необходимо исследовать дополнительные доказательства или новые обстоятельства.

— Суд пришёл к выводу, что порядок упрощённого производства может привести к разглашению государственной тайны.

Обратим внимание, что вступление в дело третьей стороны как участника процесса означает рассмотрение в общем порядке. Упрощённый порядок возможен только между двумя сторонами.

Третье лицо может быть привлечено одной из сторон, или по инициативе суда. И в этом случае дело не переходит в общий порядок рассмотрения – например, если третье лицо может предоставить дополнительные сведения.

Но если процесс затрагивает права третьего лица, то дело рассматривается в общем порядке.

Итак, в каждом из перечисленных случаев суд может вынести определение о рассмотрении дела по общим правилам искового (или административного) производства. После чего такое определение суда не может быть обжаловано. То есть если какие-то обстоятельства выяснятся в процессе дела, то вернуть его к упрощённому порядку нельзя.

Особенности решения по делу, которое рассматривалось в упрощённом порядке

Арбитражный суд устанавливает сроки для предоставления доказательств. Решение принимается на основании доказательств, которые были предоставлены в пределах этих сроков. Если доказательства нельзя было представить в указанные сроки, то есть возможность это обосновать. Тогда решение будет принято за пределами этих сроков.

Решение по делу в порядке упрощённого производства подлежит немедленному ис-полнению. Исполнительный лист выдаётся взыскателю по его заявлению.
Исключение сделано для дел об административной ответственности, по которым установлен штраф. Решение по таким делам направляется для исполнения после того, как истечёт срок в 30 дней с момента вступления в силу судебного акта.

Решение (определение) суда может быть обжаловано в порядке апелляции в срок не более 10 дней. То есть решение подлежит исполнению сразу, но в течение 10 дней ещё можно подать апелляцию.
Решение (и постановление) суда после апелляции могут быть обжалованы в кассационном порядке только по специальным основаниям (ч. 4 ст. 288 АПК РФ).

Суд может оставить иск без рассмотрения (например, если в отношении ответчика уже возбуждено дело о банкротстве).
Суд также может не решать спор по существу, а прекратить производство в упрощённом порядке. Возможно и утверждение мирового соглашения, если обе стороны согласны на это.

Итак, рассмотрение дела в упрощённом порядке может быть действительно эффективным и удобным инструментом – не только для судов, но и для участников дела. Но слова «упрощённый порядок» вовсе не означают, что к изучению Ваших документов подойдут формально. Нужно соблюдать те же условия, как и при участии в обычном процессе.

Желательно быть как можно более осведомлённым о порядке рассмотрения дела, о требованиях к документам и срокам их предоставления. Чем подробнее представлены доказательства и объяснения, тем качественнее аргументация по Вашей позиции. Оформив все документы правильно, можно надеяться, что решение суда будет вынесено в Вашу пользу.

Источник: http://www.Account-sib.ru/blog/osobennosti-rassmotreniya-del-v-uproshh/

Что такое делопроизводство и документооборот?

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует знать, что такое делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое делопроизводство

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Делопроизводство – это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается организационно-распорядительный документ, который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.

Делопроизводство и документооборот – что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации – движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

  • создание проекта документа;
  • согласование;
  • подписание проекта документа, проставление даты и регистрационного номера; с момента регистрации он считается официально изданным и принятым к исполнению;
  • доведение содержания до исполнителей и контроль;
  • исполнение предписаний;
  • оформление исполненного документа для последующего хранения в зависимости от сроков и необходимости;
  • уничтожение деловых бумаг с истекшим сроком или оформление их на архивное хранение.

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

  • Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
  • Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
  • Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
  • Если необходимо, оформляется официальный ответ.
  • Последний этап – оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

  • восходящий – от подчиненных к начальникам (объяснительные записки);
  • нисходящий – от руководства к сотрудникам (приказы);
  • горизонтальный – между равными по должности (акты, протоколы).

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

  • журналы учета движения документов;
  • карточки документов;
  • электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, что такое судебное делопроизводство, и в чем его отличие от общего. Судебное дело – это немного другой пакет документов и материальных свидетельств.

Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется.

Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.

Функции секретаря

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это – профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия выполняет основную функцию по документационному обеспечению управления. По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:

  • Централизованная – все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
  • Децентрализованная – секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
  • Смешанная – наиболее часто встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое инструкция по делопроизводству, и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству – это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.

Ведение делопроизводства

В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.

Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности кадрового делопроизводства

Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.

Кадровое делопроизводство – это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения – отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.

Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

  • сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
  • нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

Источник: http://.ru/article/231155/chto-takoe-deloproizvodstvo-i-dokumentooborot

Что такое упрощенное делопроизводство в арбитражном суде

Статьи: О рассмотрении дела в порядке упрощенного судопроизводства

Статья 227 АПК относит к этой категории, во-первых, дела искового производства: 1) по искам о взыскании денежных средств, при цене иска не выше 300 000 рублей для юридических лиц, а для индивидуальных предпринимателей – 100 000 рублей; 2) по искам о задолженности по договору (основываются на представленных истцом письменных документов); 3) при неисполнении векселя, если факт неуплаты удостоверен нотариусом (протест векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта).

Совершенствование упрощенного судопроизводства позволило рассматривать соответствующие споры с уменьшением трудозатрат для судей, хотя трудозатраты помощников судей и секретарей судебного заседания возросли. Особенно заметно повышение эффективности рассмотрения таких категорий споров, как взыскание обязательных платежей и санкций и привлечение к административной ответственности.

Институт упрощенного производства предусматривает рассмотрение бесспорных и малозначительных дел в сокращенные сроки и с меньшими ресурсными затратами как для арбитражного суда, так и для участников арбитражного процесса.

Рассмотрение дел в порядке упрощенного производства

N 47-ФЗ пункт 5 части 1 статьи 227 настоящего Кодекса изложен в новой редакции, вступающей в силу по истечении девяноста дней после дня официального опубликования названного Федерального закона 5) о взыскании обязательных платежей и санкций, если указанный в заявлении общий размер подлежащей взысканию денежной суммы составляет от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Информация об изменениях: Федеральным законом от 2 марта 2018 г.

После вынесения определения рассмотрение дела производится с самого начала, за исключением случаев, если переход к рассмотрению дела по общим правилам искового производства или по правилам административного судопроизводства вызван необходимостью провести осмотр и исследование доказательств по месту их нахождения, назначить экспертизу или заслушать свидетельские показания.

В случае, если заявлены два требования, которые вытекают из гражданских правоотношений, при этом одно из которых носит имущественный характер и относится к требованиям, указанным в части 1 или 2 статьи 227 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, а второе требование носит неимущественный характер и суд не выделит это требование в отдельное производство на основании части 3 статьи 130 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, оба требования рассматриваются в порядке упрощенного производства. Особенности рассмотрения дел в порядке упрощенного производства (статья 228 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации) Исковое заявление, заявление по делу, указанному в части 1 или 2 статьи 227 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, и прилагаемые к такому заявлению документы могут быть представлены в арбитражный суд на бумажном носителе либо в электронном виде.

По искам, основанным на представленных истцом документах, устанавливающих денежные обязательства ответчика, которые ответчиком признаются, но не исполняются, и (или) на документах, подтверждающих задолженность по договору, за исключением дел, рассматриваемых в порядке приказного производства; 2. По требованиям, основанным на совершенном нотариусом протесте векселя в неплатеже, неакцепте и недатировании акцепта, за исключением дел, рассматриваемых в порядке приказного производства.

Также по ходатайству истца при согласии ответчика или по инициативе суда при согласии сторон в порядке упрощенного производства могут быть рассмотрены и иные дела, если не имеется обстоятельств, указанных в части 5 статьи 227 АПК РФ. Судья рассматривает дело в порядке упрощенного производства без вызова сторон после истечения срока, установленного для представления доказательств и иных документов (часть 5 статьи 228 АПК РФ).

Решение по делу, рассмотренному в упрощенном порядке, по общему правилу, состоит только из резолютивной части; оно должно быть размещено в картотеке арбитражных дел в сети «Интернет» не позднее следующего дня после принятия.

Упрощенное производство в Арбитражных судах

Бумажные документы суд сам сканирует и размещает на сайте в формате PDF.

Суд направляет сторонам данные, необходимые для идентификации сторон, в целях доступа к материалам дела в электронном виде. Этими данными является « код идентификации », указанный в Определении суда о принятии заявления к производству, который вводится стороной в указанное место в Карточке дела, расположенной в Картотеке Арбитражных дел на Сайте ВАС РФ.

В упрощенном порядке рассматриваются следующие категории дел: о взыскании денежных средств при цене иска для юридических лиц не более 300 000 руб.

Ваш надежный представитель в городе Москве»

За 15 минут до окончания приема исковых заявлений (заявлений) доступ к окнам приема заявлений ограничивается.

1.4. Документы, прилагаемые к исковому заявлению (заявлению), должны быть приложены в последовательности согласно перечню документов, указанному в приложении к исковому заявлению (заявлению). В случае несоблюдения данного требования исковые заявления (заявления) специалистами отдела делопроизводства не принимаются.

https://www.youtube.com/watch?v=DEElwndhmGE

Большая Тульская, вл. 17 Время работы Арбитражного суда г.

Москвы Понедельник — четверг 9.00 — 18.00 Пятница 9.00 — 16.45 Прием исковых заявлений Понедельник — четверг 9.00 — 14.00 Пятница и предпраздничные дни 9.00 — 13.00 Обед 13.00 — 13.45 Прием дополнительных документов Понедельник — четверг 9.00 — 16.00 Пятница и предпраздничные дни 9.00 — 15.00 Обед 13.00 — 13.45 Выдача исполнительных листов Понедельник — четверг 9.30 — 17.

00 Пятница и предпраздничные дни 9.30 — 16.00 Обед 13.30 — 14.30 Справочная служба: (495) 600-96-96; приемная председателя суда: (495) 600-96-16; пресс-служба: (495) 600-96-13.

Историческим прототипом арбитражных судов в дореволюционной России являлись коммерческие суды, в компетенцию которых входило рассмотрение торговых и вексельных споров, а также дел о торговой несостоятельности.

В первые годы после Октябрьской революции в условиях относительно слабого развития товарно-денежных отношений судебные споры между казенными учреждениями не допускались в принципе.

Электронный документооборот в арбитражном судопроизводстве

*** Арбитражным судом города Москвы в мае 2014г.

было вынесено решение об отказе в удовлетворении искового заявления Росреестра о взыскании неустойки в размере 9 млн. руб. с клиента нашей Юридической фирмы.

*** Нагатинским районным судом города Москвы в октябре 2014г. было утверждено мировое соглашение между нашим клиентом П.Н.Васильевым и ООО «Инвестиционная Группа 12» об устранении нарушений трудовых прав П.Н.Васильева, а именно: внесении записи в трудовую книжку о работе в течение 1 года и 1 месяца и выплате ему компенсации недополученной заработной платы в размере 200 000 руб.

Источник: http://jur-uslugi-76.ru/chto-takoe-uproszennoe-deloproizvodstvo-v-arbitrazhnom-sude-35107/

Зарубежная модель делопроизводства

Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степе­нью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должно­стные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами.

Напри­мер, в отличие от российской модели делопроизводства, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника.

Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упро­щает организацию документооборота.

Основной особенностью «западной» технологии является модели­рование реальных процессов документооборота в конкретной организации и на­стройка на эти модели программных систем. Кроме того, характерными отличи­тельными признаками являются:

· горизонтальный характер движения документов, предусматривающий воз­можность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю ми­нуя руководство;

· отсутствие централизованного контроля;

· регистрация документов производится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов не регистрируются;

· отсутствуют специализированные подразделения делопроизводства и проме­жуточные звенья, что позволяет оптимизировать делопроизводственные про­цессы и разрабатывать новые технологии работы с документами;

· компьютерные технологии ориентированы на максимально полное использо­вание электронных документов и средств коллективной работы пользователей;

· вовлечение в процесс документооборота на основе компьютерных технологий руководящего звена организации и стремление к отказу от бумажных носи­телей информации.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее время используется термин «документационное обеспечение управления».

ГОСТ Р 51141-98 определяет термин «документационное обеспечение управления» как синоним термину «делопроизводство».

На практике понятие «делопроизводство» более применительно к традиционным правилам и процедурам работы с документами, то есть регламентации документированной деятельности.

В связи с существенными изменениями, связанными с применением новых информационных технологий, понятие «документационное обеспечение управления» в большей мере отражает современное функциональное назначение этой сферы деятельности.

Иными словами, делопроизводство — комплекс мероприятий (процессов) по обеспечению документационного обеспечения управления организации, а документационное обеспечение управления (рис.

1) — документирование (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов); организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов); систематизация архивного хранения документов (определение правил хране­ния информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управ­ленческих решений).

Появление термина «документационное обеспечение управления» связано с введением в управление документопотоком компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением.

Общие требования к организации документационного обеспечения управления в главных управлениях, национальных банках, расчетно-кассовых центрах, вычислительных центрах, полевых учреждениях, учебных заведениях и других предприятиях, учреждениях и организациях системы Банка России устанавливает Инструкция по организации делопроизводства в учреждениях системы Банка России № 70-И.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Документооборот
Документирование (создание документа)Регистрация и контроль исполнения документовПродвижение документов Систематизация и хранение документов

Рис. 1. Задачи документационного обеспечения управления

В управленческих структурах в последние годы осуществляется переход от документационного обеспечения управления на более высокую ступень — к информационному менеджменту, то есть не только к документационному обеспечению, но и управлению документированными информационными ресурсами.

Информационный менеджмент — это современная технология, компонентами которой является документированная информация (документированные информационные ресурсы), персонал, технические и программные средства, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов (рис. 2).

ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ
Документированная информация Персонал
Технические и программные средства обеспечения информационных процессов Процедуры и правила работы

Рис. 2. Основные компоненты информационного
менеджмента

Все компоненты информационного менеджмента взаимосвязаны.

Так, например, характеристики технического и программного обеспечения отчасти определяют возможности формирования и качество информационных ресурсов, требования к подготовке персонала, процедурам и правилам работы.

С другой стороны, эти же компоненты влияют на формулирование требований к программному и техническому обеспечению.

В свою очередь, характеристики информационных ресурсов предъявляют требования к структуре и квалификации кадров, влияют на выбор технического и программного обеспечения, установление процедур работы и т.п. Одновременно требования к работе персонала включают знание структуры и принципов формирования информационных ресурсов, правил и процедур работы, а также умения и навыки использования программных и технических средств.

Документооборот

Документ — основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено сохранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение документообороту:

Документооборот— движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следовательно, документооборот — это движение документов в рамках документационного обеспечения управления, система создания, интепретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в нем, то есть тем больше у него документооборот.Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена(быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достовер­ности управляющей информации.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов:

· входящие документы, поступившие из внешних организаций;

· внутренние документы для рассылки внутри организации;

· исходящие документы для отправки во внешние организации.

Документ должен быть исполнен своевременно. Стимулом к исполнению документа в срок является контроль исполнения документа. Цель контроля — отследить момент нарушения сроков исполнения документа.

Это достигается путем заведения на каждый документ регистрационной карточки, в которой фиксируются фамилии исполнителей и сроки исполнения документов.

Регистрационные карточки (журналы регистрации) группируются в картотеки, которые ответственный за контроль периодически просматривает и напоминает исполнителю о близости сроков исполнения документов. Картотеки позволяют фиксировать последовательность передачи документов другим исполнителям, чем снижается вероятность потери документа.

Документооборот документов в организации в зависимости от потока документов приведен на рис. 3, 4, 5.

Рис. 3. Документооборот входящих документов: 1. Прием конвертов, проверка правильности адресования. Вскрытие конвертов и проверка правильности вложений. Предварительное рассмотрение документов. Простановка отметки о поступлении на документе. 2. Регистрация и передача документов руководителю. 3. Рассмотрение документа руководителем (резолюция). 4. Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал. Постановка на контроль. Передача документов исполнителю. 5. Исполнение документов. 6. Снятие с контроля. 7. Подшивка документа в дело.
Рис. 4. Документооборот исходящих документов: 1. Составление проекта документа. 2. Согласование проекта документа. 3. Проверка правильности оформления проекта. 4. Подписание документа руководителем. 5. Регистрация документа. Подшивка второго экземпляра в дело. 6. Отправка документа адресату.

Рис. 5. Документопоток внутренних документов:

1. Подготовка проекта документа. 2. Проверка оформления. 3. Согласование проекта документа 4. Подписание проекта документа. 5. Регистрация документа.   6. Резолюция. 7. Постановка на контроль. 8. Исполнение документа. 8. Снятие с контроля. 9. Передача в архив  

Электронный документооборот — процесс формирования, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Задачи электронного документооборота:

1. Обеспечение целостности и надежности хранения документации.

2. Контроль потоков документов и работ, выполняемых на предприятии.

3. Сокращение времени доступа пользователей к информации (получения из архива документов по запросу) и прохождения документов между исполните-лями.

4. Организация автоматизированного получения различных отчетов для руководства.

5. Снижение накладных расходов (количества распечатываемых документов, бумаги и расходных материалов для копировальной техники и др.).

6. Повышение экологической чистоты производственных процессов.

В системе электронного документооборота исполнитель готовит проект документа на компьютере. При этом он использует типовые (трафаретные) формы документов, другие аналогичные документы по данному вопросу, имеющиеся как в его компьютере, так и доступные ему в сети. После этого исполнитель инициирует процесс движения документа.

Сообщение о поступлении документа появляется на экране компьютера руководителя подразделения. Тот просматривает документ, делает в нем исправления и дает согласие на дальнейшее движение документа. Далее сообщение о документе появляется в компьютерах всех заинтересованных подразделений.

Сотрудники этих подразделений добавляют свои замечания, исправления. При этом документ может поступать одновременно в несколько подразделений, либо последовательно в определенном порядке, и тогда каждый последующий видит правку сотрудников, рассматривающих документ до него.

Завершение правки одним сотрудником сопровождается автоматической передачей документа другому сотруднику, указанному в списке на согласование. Внесение исправлений, добавлений и сокращений в документ не приводит к уничтожению исходного текста. В документе фиксируется, кто какую правку внес. Правка разных сотрудников может выделяться разным цветом.

После рассмотрения документа всеми заинтересованными лицами, он автоматически возвращается к запустившему процесс исполнителю, который просматривает внесенные в документ исправления и либо соглашается с ними и исправления становятся частью текста документа, либо отказывается от того или иного исправления.

Текст может быть вновь передан на согласование, после чего окончательный вариант документа распечатывается для подписания руководством либо направляется в виде факса или электронной почты адресату.

При формировании электронного документооборота следует учитывать, что информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная — просто документы.

Электронный документооборот может быть двух типов:

· универсальный, то есть автоматизирующий существующие информационные потоки слабоструктурированной информации (беспорядочный документооборот);

· операционный, то есть ориентированный на работу с документами, содержащими операционную атрибутику, вместе с которой ведется слабоструктурированная информация.

Источник: https://megalektsii.ru/s50154t1.html

Системы делопроизводства | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Разработка и внедрение системы делопроизводства в 2016 году – насущная необходимость для любой организации, вне зависимости от сферы ее деятельности и количества сотрудников.

Современные технологии позволяют автоматизировать работу системы делопроизводства на предприятии, что существенно облегчает учет и контроль исполнения документов, обеспечивающих его деятельность.

О существующих системах делопроизводства читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие существуют системы организации делопроизводства;
  • какая система документов используется в делопроизводстве предприятия;
  • какой документ устанавливает основные положения системы делопроизводства;
  • как выбрать автоматизированную систему делопроизводства.

Система делопроизводства на предприятии должна разрабатываться с учетом специфики его деятельности, величины штата и объемов документооборота.

Автоматизация системы делопроизводства сегодня уже не роскошь, а насущная необходимость, позволяющая, в конечном итоге, повысить производительность труда.

В статье рассмотрены некоторые практические вопросы выбора систем организации и автоматизации делопроизводства.

Существующие системы организации делопроизводства

То, каким образом будет организована система делопроизводства на предприятии в 2016 году, зависит от многих факторов. Например, от того, есть ли у организации территориально удаленные филиалы и дочерние подразделения, а также от технической оснащенности службы делопроизводства, ее обеспеченности высокопрофессиональными кадрами.

Делопроизводство

Организационные системы делопроизводства подразделяются на централизованные, децентрализованные и смешанные. Централизованные системы делопроизводства создаются на крупных, территориально распространенных предприятиях, имеющих удаленные отделения и филиалы.

В таких условиях отдельная служба делопроизводства, обеспеченная современными автоматизированными системами электронного документооборота, необходимой техникой и квалифицированными специалистами выполняет множество функций и полностью обеспечивает обмен информацией как внутри головного офиса, так и за его пределами. В задачи централизованной системы делопроизводства входит не только обработка и распределение входящей и исходящей документации, но и ведение номенклатуры дел, организация архивного хранения документов и даже контроль над своевременностью их исполнения.

Печать на кадровых документах

Децентрализованная система делопроизводства предприятий оптимальна для внедрения в крупных обособленных организациях, в структуру которых входит большое число подразделений. При такой организационной системе служба делопроизводства также выполняет все основные функции, связанные с документооборотом и хранением.

Когда штат предприятия невелик и количество документации не требует использования систем электронного документооборота, особого смысла в создании отдельной службы нет.

Поэтому документооборотом на таких предприятиях занимаются  один –два человека, в обязанности которых входит обработка и рассылка входящих и исходящих документов, их регистрации.

Остальную часть делопроизводственных функций выполняют ответственные лица, назначенные в подразделениях. Такая форма организации системы делопроизводства называется смешанной.

Система документов в делопроизводстве предприятия

В системе делопроизводства предприятия в 2016 году должны регистрироваться  все документы, касающиеся его деятельности. Это документы, поступающие извне и те, которые были разработаны в организации, в том числе копии исходящих документов, оригиналы которых были отправлены адресатам.

Электронное делопроизводство

Как входящие, так и исходящие и внутренние, организационно распорядительные документы систематизируются в соответствии с номенклатурой дел, принятой на предприятии.

Номенклатура дел устанавливает принцип кодировки, используемой при регистрации, позволяющей однозначно идентифицировать вид и принадлежность документа по присвоенному ему номеру.

Кроме того, номенклатурой дел устанавливаются сроки хранения того или иного документа в соответствии с его видом с перечнями, утверждаемыми Росархивом.

Номенклатура дел на предприятии должна утверждаться ежегодно, с учетом произошедших за этот период изменений. Цикличность документооборота также годовая, по окончании календарного года формируется документальный фонд за прошедший период.

Порядок утверждения номенклатуры дел, формирования документального фонда, передачи документов на архивное хранение, а также регламентации деятельности экспертной комиссии, формирующей архивный фонд, утверждается локальным нормативным актом, например, инструкцией по делопроизводству.

Основные положения системы делопроизводства на предприятии

Основные положения и принципы, которыми следует руководствоваться при разработке и внедрении системы делопроизводства на предприятии, должны быть изложены в локальном нормативном акте, подписанным руководителем предприятия – Инструкции по делопроизводству. Этим документом устанавливаются методы и регламенты работы с о всеми видами документов, характерных для данной компании и учитывающих специфику ее деятельности.

Организация конфиденциального делопроизводства с нуля

Инструкция должна содержать разделы, полностью описывающие порядок проведения всех необходимых делопроизводственных процедур, устанавливающие требования к составлению и оформлению документов.

Кроме того, в ней должны оговариваться категории документов, обработка которых подлежит обязательному контролю, порядок их постановки на контроль и используемые методы контроля.

Этим нормативным актом также устанавливаются правила оперативного хранения документов и порядок их подготовки к передаче на архивное хранение.

Системы автоматизации делопроизводства

Рынок предлагает работодателям широкий выбор систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (СЭД), позволяющих осуществлять оперативный контроль документации.

После того, как документ зарегистрирован в системе, любое заинтересованное лицо может получить информацию  о том, в какой стадии обработки он находится, кто является его исполнителем, какие промежуточные резолюции выносились.

Благодаря внедрению автоматизированных систем на предприятии осуществляется упорядоченное хранение документов в электронной форме, это касается и отсканированных изображений.

Изменение текста трудового договора работника

Кроме программных продуктов, осуществляющих регистрирующие и поисковые функции, существуют системы, позволяющие автоматизировать стандартные деловые процедуры и процессы, обеспечивающие коллективную работу или оперативный обмен документами. Впрочем, в последнее время заметна тенденция к объединению предлагаемых технологий и расширению функционала.

Внедрение системы делопроизводства на предприятии в 2016 году поможет повысить исполнительскую дисциплину, повысить скорость обработки документов и уменьшить риск их утери; сократить сроки согласования, облегчить поиск необходимой информации, повысить производительность труда.

Какую автоматизированную систему ведения делопроизводства выбрать

Электронные системы делопроизводства, предлагаемые рынком, отличаются не только по своим функциональным особенностям, но и по стоимости.

 Выбор в данном случае должен осуществляться с учетом реальной необходимости и финансовых возможностей компании, ее организационной системы делопроизводства.

Но в любом случае, даже когда документооборот на предприятии невелик и управленческие решения транслируются без документального оформления,  нужно, чтобы хотя бы часть процессов была автоматизирована.

Как изменились сроки хранения у документов по личному составу?

Это, в первую очередь, касается регистрации входящих и исходящих документов, их распределения по исполнителям. Даже простейшая и недорогая автоматизированная система делопроизводства в таких случаях позволит обеспечить необходимый контроль  и проследить историю решения проблемы, своевременно собрать необходимые для утверждения документа визы и соблюсти установленные для исполнения сроки.

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства на предприятии с большим количеством работающих и разветвленной организационной структурой – необходимость, которую уже никто не оспаривает.

В этом случае выбор следует делать исходя из оптимального соотношения «функционал/стоимость» с учетом требований по объемам хранения баз данных, информационной безопасности, соответствия внутренним или международным стандартам и пр.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210530-qqq-16-m5-sistemy-deloproizvodstva

Юрпомощь
Добавить комментарий